Rejestracja czasu pracy (RCP) kojarzy się wciąż z prostym urządzeniem zegarowym, rejestrującym wejście i wyjście pracownika oraz z oprogramowaniem, które pozwala zobaczyć, kiedy pracownik był w pracy. W dobie systemów ERP tak prosta rejestracja czasu pracy to rozwiązanie przestarzałe, generujące ogrom danych, które w postaci surowej nie daje żądanej informacji, a obróbka tychdanych to zajęcie wymagające mnóstwo czasu.

Kompleksowe rozwiązanie problemu rejestrowania czasu pracy musi obejmować:

• Planowanie harmonogramów pracy,

• Rejestrację czasu pracy za pomocą nowoczesnych czytników,

• Bieżącą kontrolę realizacji harmonogramóww trakcie miesiąca,

• Rozliczenie czasu pracy.

Systemem, w którym znajdziemy te i wiele innych funkcji, jest TEMPORA – system zarządzaniaczasem pracy. Nazwa RCP nie wystarczy już do opisania tego systemu. Jest to bowiem system, stworzony w odpowiedzi na rosnące zapotrzebowaniena wyspecjalizowane narzędzie do zarządzaniaczasem pracy, którego do tej pory brak było na polskim rynku. Od trzech lat istnienia na rynku, TEMPORA została wdrożona z powodzeniem naterenie całej Polski, m.in. w firmach: Auchan Polska, Leroy Merlin, Unilever Polska (Algida), Douglas, ROTO Frank Polska.

TEMPORA jest narzędziem równie potężnym, co łatwym i intuicyjnym. Użytkowanie tego systemu niewymaga od operatora biegłości w obsłudze komputera. System jest wizualny, co pozwala w prosty sposób, szybko i efektywnie tworzyć harmonogramy czasupracy, nanosić zmiany w trakcie okresu rozliczenio-wego oraz tworzyć analizy i raporty.

Planowanie harmonogramów pracy

Dlaczego planowanie harmonogramu musi być elementem RCP? Z prostej przyczyny – system zarządzania czasem pracy musi wiedzieć, kiedy pracownik się spóźnił, kiedy został po godzinach, a do tego niezbędny jest harmonogram czasu pracy. Ale nie tylko. Dysponując pełnym grafikiem, łącznie z nieobecnościami planowanymi, informacjami na temat wymiaru etatupracownika, system jest w stanie w pełni rozliczyć czas pracy, z uwzględnieniem godzin dodatkowych, nocnych, nadliczbowych wynikających z przekroczeń dobowych, w tym powstałych na skutek złamaniadoby pracowniczej, godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia normy tygodniowej, itp.

Odpowiednie zaplanowanie czasu pracy ogranicza koszty pracy, zmniejsza ilość godzin nadliczbowych oraz zapewnia sprawne funkcjonowanie firmy. Istotną funkcją systemu jest kontrola harmonogramu pod kątem zgodności z Kodeksem Pracy.
Planowanie czasu pracy zgodnie z prawem wpływa na pozytywny wizerunek firmy oraz poprawia relacje między pracownikami a pracodawcą.

Podczas planowania harmonogramu system na bieżąco ostrzega menedżera o naruszeniach KodeksuPracy, takich jak brak odpoczynku tygodniowego, naruszenie doby pracowniczej i wielu innych. Możliwe jest także dostosowanie reguł kontroli poprawności do indywidualnych ustaleń regulaminu pracy, obowiązującego w firmie.

Planowanie w systemie TEMPORA odbywa się za pomocą wygodnego i intuicyjnego interfejsu graficznego. Dla firm pracujących w trybie zmianowym istnieje funkcja planowania zmianami, która upraszcza układanie grafika do minimum. Zmiany robocze mogą być definiowane w dowolnych przedziałach czasowych, także nakładających się na siebie.

TEMPORA umożliwia stworzenie zróżnicowanych harmonogramów dla poszczególnych pracowników, działów firmy lub wybranej grupy osób. Pozwala to zoptymalizować liczbę pracowników niezbędnychw firmie z uwzględnieniem sytuacji, mających wpływ na zwiększenie ilości potrzebnego personelu. 
W systemie TEMPORA istnieje możliwość zatwierdzania harmonogramu przed rozpoczęciem okresu, na jaki został opracowany oraz dokonywania zmian w trakcie jego realizacji. Wszystkie zmiany godzin pracy są uwidocznione w systemie w postaci graficznej, co pozwala stwierdzić, jak menedżer radzi sobie z planowaniem czasu pracy i jak dużo zmian wykonuje w trakcie miesiąca.

Rejestracja

Nowoczesna rejestracja czasu pracy powinna być wydajna, czyli gwarantująca dużą przepustowość pracowników, inteligentna, czyli pilnująca logiki zdarzeń oraz bezpieczna, czyli uszczelniona przed próbami oszukania systemu.

Rejestracja w systemie TEMPORA odbywa się,w odróżnieniu od starszych systemów, w czasierzeczywistym. Informacja o wejściu lub wyjściu pracownika jest w chwili tego zdarzenia wyświetlana na komputerze jego przełożonego. Daje to możliwość
bieżącego kontrolowania absencji, spóźnień oraz, co najważniejsze, pozostawania w pracypoza godzinami, co może generować koszty dla pracodawcy. W celu wyeliminowania prób oszukania systemu, terminal systemu TEMPORA wykonuje pracownikowi zdjęcie podczas odczytu identyfikatora, dając możliwość sprawdzenia tożsamościosoby znajdującej się przy czytniku. 
Ponadto zdjęcie – zrobione w momencie rejestracji wejścia – pozwala stwierdzić, czy pracownik jest już w ubraniu roboczymi
jest gotowy do rozpoczęcia pracy, czy jestdopiero w drodze do szatni. 

Bieżąca kontrola realizacji

Ponieważ system Tempora na bieżąco dysponuje informacjami na temat wejść i wyjść pracowników, w każdej chwili może dostarczyć informacji natemat realizacji harmonogramu czasu pracy.Informacja taka pozwala kontrolować ilość godzin pracy, w tym ilość nadgodzin, a w przypadku ich wystąpienia daje możliwość, na bieżąco, w kolejnych dniach, oddanie nadgodzin pracownikowi w postaci czasu wolnego lub zaliczenie ich do wynagrodzenia. Graficzna interpretacja wyników analizy czasu pracy pozwala na błyskawiczne stwierdzenie wszelkich absencji, spóźnień i wcześniejszych wyjść z pracy oraz umożliwia szybkie zapoznanie się z historią zdarzeń i planem pracy w obrębie całego roku kalendarzowego.

Rozliczenie czasu pracy

W systemie Tempora rozliczenie jest dostępnew każdej chwili w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Analizować można zarówno poszczególne miesiące, cały okres rozliczeniowy, jak i dowolnie wybrany przedział czasowy. Dla potrzeb dużych placówek handlowych, które nie kończąokresów rozliczeniowych w grudniu, system obsługuje przesunięty w stosunku do roku kalendarzowego rok rozliczeniowy. Wyspecjalizowane narzędzie do zarządzania czasem pracy musi być elementem większego systemu, z którym będzie współpracować, stąd konieczność integracji z różnymi systemamikadrowo-płacowymi. Wszystkie dane na temat rozliczenia czasu pracy TEMPORA potrafi wyeksportować do różnych programów kadrowo-płacowych, nie wykluczając współpracy z indywidualnymi systemami autorskimi, funkcjonującymiw wielu firmach. Raporty, generowane przez system, mogą być kierowane do arkusza MS Excel, gdzie istnieje możliwość tworzenia własnychzestawień i wykorzystania danych do dalszych analiz.

Bezpieczeństwo

Oprócz podstawowych funkcji, jakimi są planowanie, rejestracja i rozliczanie czasu pracy, TEMPORA oferuje także wiele rozwiązań, które wspomagają pracę. Jedną z bardzo istotnych zalet systemu jest utworzenie bezpiecznego i wielodostępnego środowiska pracy menedżerów, gdzie każdy zarządza swoimi pracownikami, nie mając wglądu w pozostałe działy firmy. Praca w systemie odbywa się w czasie rzeczywistym, tj. każde wejście lub wyjście pracownika jest pokazywane na ekranie jego przełożonego. W firmach wielooddziałowych centrala ma wgląd w to, co dzieje się w poszczególnych placówkach i może kontrolować sytuację.
Każda zmiana harmonogramu w trakcie miesiąca, wstawianie zdarzeń lub ich modyfikacja, która zdarza się, jeżeli pracownik zapomniał zarejestrować początku lub końca pracy, wszystkie krytyczne zmiany, które w efekcie mają wpływ na rozliczenie, są widoczne dla osób, zarządzających całością systemu i kontrolujących pracę menedżerów w zakresie zarządzania czasem pracy. System TEMPORA posiada funkcjonalność, pozwalającą na ograniczanie poszczególnym użytkownikom dostępu do poszczególnych funkcjisystemu. Menedżerowie niższego szczebla nie majądostępu do funkcji, pozwalających na kreowanie zdarzeń niezgodnych z rzeczywistością. Także dostęp do danych podlega ograniczeniom. Menedżer działu widzi tylko dane swojego działu, a zarządzający większym sektorem widzi wszystkie działy ze swojego sektora.

Kontrola dostępu

W wielu firmach spotyka się kontrolę dostępu do pomieszczeń, funkcjonującą za pomocą rozmaitych identyfikatorów elektronicznych. Niejednokrotnie pracownik nosi ze sobą dwa identyfikatory, jedendo kontroli dostępu, drugi do RCP.

Ideałem jest system, który integruje w sobie funkcjonalność RCP oraz kontroli dostępu. Nie chodzi tu tylko o wykorzystanie tych samych identyfikatorów do dwóch systemów. Zasadnicze znaczenie ma integracja funkcjonalna. W kontroli dostępu są wtedy dostępne informacje na temat planowanej pracy. Można wtedy dopasować uprawnienia dostępu pracowników do pomieszczeń do ich harmonogramu pracy i nie zezwolić na przebywaniew określonych miejscach wtedy, gdy pracownik pracy nie wykonuje.

W systemie Tempora kontrola dostępu stanowi jedną całość z rejestracją czasu pracy. Funkcje czytników można określać w ramach jednego systemu, definiować, który czytnik jest tylko kontrolą przejścia, a który rejestruje czas pracy lub teżrealizuje obie te funkcje naraz. Daje to możliwość wyznaczenia stref dostępu jednocześnie z rejestracją czasu pracy. Na przykład, ograniczeniedostępu do palarni pozwala automatycznie rejestrować przerwę w pracy, gdy pracownik wychodzi „na papierosa”.

Co więcej, można definiować indywidualnie, który czytnik, dla którego pracownika jest rejestracjączasu pracy, a który kontrolą dostępu.

Szersze spojrzenie

Korzyści, wynikające z wprowadzenia kompleksowego systemu zarządzania czasem pracy:

• zbudowanie optymalnej organizacji pracy w firmie,

• optymalizacja kosztów pracy,

• oszczędność czasu kadry kierowniczej i pracowników komórek kadrowych, poświęcanego zarządzaniu czasem pracy,

• możliwość bieżącego reagowania w przypadku pojawienia się zjawisk niepożądanych, np. zbyt duża absencja, zbyt duża ilość godzin nadliczbowych,

• możliwość uzyskiwania natychmiastowej i rzetelnej informacji o osobach aktualnie obecnych w pracy, jak nieobecnych i przyczynach nieobecności,

• kreowanie właściwego społecznego wizerunku firmy poprzez zapewnienie zgodności z przepisami prawa, a przez to osiągnięcie lepszych rezultatów ekonomicznych i zapewnienie konkurencyjności firmy na rynku.

Zarządzanie czasem pracy do tej pory sprowadzone było do rejestrowania czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracownika. System TEMPORA zmienia ten stereotyp, jest bowiem sprawnym narzędziem, rozwiązującym problemy z prawidłowym i optymalnym zaplanowaniem czasu pracy pracownikom, pozwala na bieżącą kontrolę realizacji zaplanowanych harmonogramów oraz zapewnia prawidłowe i szczegółowe rozliczenie.

Jest nieodzownym elementem informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, funkcjonującym obok systemów kadrowo-płacowych, dla których stanowi źródło informacji na temat czasu pracy.

Autor: Paweł Sokołowski

Źródło: www.tempora.pl