Firma Bakoma to nowocześnie zarządzane przedsiębiorstwo, które funkcjonuje na polskim rynku już od ponad dwudziestu lat. Od dziesięciu lat Bakoma korzysta z oprogramowania wspomagającego zarządzanie personelem firmy TETA SA, zbudowanego na bazie danych Oracle. Z oprogramowania TETY korzystają także wszystkie spółki z koncernu spożywczego, w którego skład wchodzi Bakoma.
„Kiedy w roku 1999 wdrażaliśmy system do zarządzania personelem, wynikało to przede wszystkim z tego, że nasz stary system HR był mało skuteczny, nienowoczesny, niestabilny i mało wrażliwy na zmiany. Firma TETA oferowała nam produkt, który nie tylko spełniał nasze ówczesne wymagania, ale przez lata zmieniał się i rozbudowywał – tak jak nasze potrzeby. Gdy nasza firma zaczęła się rozwijać i tworzyć kolejne spółki rozbudowując przez lata koncern spożywczy, to nowe firmy również zaczęły korzystać z systemu TETA Personel” – mówi Dariusz Kubaszewski, Administrator systemu HR w Bakomie.

Pracownicy Bakomy to bardzo świadomi i wymagający użytkownicy, którzy wiedzą, że nowoczesne oprogramowanie HR nie tylko usprawnia pracę specjalistów działów kadrowopłacowych, ale przede wszystkim pozwala na sprawne zarządzanie procesami związanymi z obsługą pracowników. Początkowo głównym zadaniem wdrażanej aplikacji była ewidencja danych i automatyzacja procesów kadrowo-płacowych, ale z biegiem czasu potrzeby firmy rosły i zmieniało się także podejście do zarządzania tymi procesami.  Projekt wdrożenia TETA Constellation w Bakomie pojawił się już w 2006 roku podczas pierwszej premierowej prezentacji produktu na Kongresie Użytkowników Oprogramowania TETA.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia rozwiązania TETA Personel.NET w Bakomie:
- Automatyzacja sprawozdań dla kadry zarządzającej (wykorzystanie mechanizmu Workflow)
- Duża samodzielność użytkowników i administratorów aplikacji pozwalająca na łatwe dostosowywanie aplikacji do zmieniających się potrzeb
- Dostęp do dodatkowych narzędzi – Workflow, Tryb Projektowania Formularzy
- Łatwość generacji zestawień do Excela
- Łatwe zarządzanie uprawnieniami i dostępem do danych poszczególnych użytkowników aplikacji
- Możliwość pracy w nowoczesnej i elastycznej aplikacji
- Łatwiejsza integracja narzędzia z innymi aplikacjami

Decyzja o wdrożeniu aplikacji TETA Personel zbudowanej w technologii.NET zapadła ostatecznie na początku 2009 roku. Rozpoczęcie prac związanych z projektem nastąpiło w marcu 2009 roku. Ze względu na specyfikę firmy i bardzo sprecyzowane wymagania, istotną sprawą było dokładne przygotowanie projektu i harmonogramu wdrażanego rozwiązania.
„Zmiana interfejsu na TETA Constellation jest znacznie prostszym projektem niż normalne wdrożenie systemu. Ale użytkownicy muszą mieć świadomość, że nie jest to tylko instalacja nowej wersji. Dlatego cały proces trzeba traktować jak osobny projekt. Bakoma to duża firma – duża baza danych, osiem spółek, dane prawie dwóch tysięcy pracowników, setki wniosków urlopowych miesięcznie, duża grupa użytkowników do przeszkolenia. Bardzo ważne było więc takie zaplanowanie całego przedsięwzięcia, aby cały proces przebiegał bez zakłóceń i przede wszystkim, by zminimalizować ryzyko jego negatywnego wpływu na procesy kadrowo-płacowe. Oczywiście ważne było, by prace realizowane były zgodnie z projektem i przebiegały zgodnie z harmonogramem, ale żeby był też czas na dodatkowe zadania, które pojawiają się zawsze w trakcie realizacji każdego projektu” – mówi Joanna Krause, Menedżer Projektu z TETA SA.

Prace zostały podzielone na trzy podstawowe etapy – szkolenia administratorów, szkolenia użytkowników, parametryzację i wdrożenie aplikacji. Po drugie – szkolenia użytkowników „Nasze doświadczenie wskazuje, że najczęstsze przyczyny problemów, które pojawiają się w bieżącej pracy z systemami informatycznymi – nie wynikają z winy tych systemów. W bieżącej pracy pracownikom bardzo często przeszkadza to, że nie znają w pełni aplikacji. Zawsze jest za mało czasu na szkolenia, za mało czasu na swobodne eksperymenty, na samodzielne sprawdzenie jak działają nowe funkcje. To oczywiste – gdy pracy jest dużo, to zawsze brak jest czasu na szkolenia. W Bakomie realizacja projektu była zatem doskonałą okazją do kompleksowego przeszkolenia wszystkich użytkowników. I co najważniejsze – na te szkolenia przeznaczono bardzo dużo czasu” – mówi Joanna Krause, Menedżer Projektu z TETA SA. 

Szkolenia użytkowników zaplanowano na trzy miesiące i każdy miesiąc dotyczył innego obszaru aplikacji TETA Personel.NET. Pierwszy miesiąc to czas zapoznania się z systemem TETA Personel.NET – jego ogólną obsługą i możliwościami. Szkolenia objęły również wszystkie funkcjonalności w module Kadry. Drugi miesiąc dotyczył naliczania listy płac, księgowania i pozostałych funkcjonalności obejmujących moduł Płace. Natomiast trzeci miesiąc przeznaczony został na szkolenie z pozostałych modułów wspomagających – umowy cywilno-prawne, świadczenia socjalne, rekrutacja.
Szkolenia odbywały się na specjalnie przygotowanym koncie testowym, na którym zaimplementowano rzeczywiste dane firmy. To było bardzo istotne, by przy szkoleniach użytkownicy korzystali z swojej bazy danych – dzięki temu łatwiej mogli przyswoić wiedzę i wykonywać czynności, które później wykorzystują w swojej bieżącej pracy.

Równolegle ze szkoleniami realizowane były prace wdrożeniowe przygotowujące bazy Bakomy do migracji na nową wersję. Podstawowym celem tych prac było zasilenie dodatkowych struktur bazy danych, wykorzystywanych przez TETA Constellation. Ten etap prac wykonywali pracownicy TETY przy wykorzystaniu przygotowanych w tym celu mechanizmów.

W kolejnym etapie konieczne było wykonanie prac parametryzacyjnych poszczególnych modułów – m.in. aplikacji Kadry, aplikacji Płace, Modułu Obsługi Płatności, Modułu Rozliczanie Czasu Pracy. Konieczne było również przygotowanie dwóch interfejsów do systemów zewnętrznych. Administratorzy systemu HR z Bakomy w tym czasie przygotowywali wszelkie potrzebne do pracy raporty i zestawienia.

„Od samego początku TETA Personel.NET wydawał się nam bardzo nowoczesnym i przyjaznym systemem. I w praktyce okazało się to prawdą – aplikacja ma bardzo przyjazny interfejs, co sprawia, że pracownikom wygodnie i bezproblemowo się na niej pracuje. Dla nas najbardziej istotne jest także to, że TETA Personel.NET jest bardzo elastyczna – administrator, a nawet bardziej zaawansowany użytkownik, za pomocą dodatkowych narzędzi może elastycznie dopasowywać aplikację do swoich potrzeb. Łatwo można mieć zdefiniowane własny wygląd aplikacji, łatwo generować wydruki i eksportować je do Excela, a to dla zwyczajnego użytkownika ma istotne znaczenie. Dodatkową korzyścią migracji jest też takie przeszkolenie użytkowników, że stali się oni bardzo samodzielni i rzadko potrzebują pomocy i interwencji administratora systemu” – podsumowuje Dariusz Kubaszewski.

Źródło: www.teta.com.pl